KSeF czyli Krajowy System e-Faktur to ogólnopolska platforma teleinformatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów, która ma na celu ujednolicenie i uszczelnienie systemu fakturowania w Polsce. Od momentu pełnego wdrożenia wszystkie faktury ustrukturyzowane będą wystawiane i przesyłane wyłącznie przez ten system.
Kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie:
- przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT;
- osoby prowadzące działalność gospodarczą;
- firmy wystawiające faktury sprzedażowe w obrocie krajowym i unijnym.
do 31 stycznia 2026
- przedsiębiorcy mogą korzystać z KSeF dobrowolnie ale warto wcześniej przygotować się do zmian.
od 1 lutego 2026
- obowiązek odbierania faktur w KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców;
- obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie firmy, których wartość sprzedaży w 2024 przekroczyła 200 mln zł.
od 1 kwietnia 2026
- obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców.
Jak działa KSeF?
W KSeF faktura:
- Jest tworzona w formacie XML zgodnym ze wzorem Ministerstwa Finansów.
- Zostaje przesłana do systemu KSeF przez zintegrowany program księgowy lub platformę.
- Otrzymuje numer identyfikacyjny (UPO) – tylko wtedy jest uznawana za wystawioną i doręczoną.
- Trafia automatycznie do systemu księgowego kontrahenta (jeśli też korzysta z KSeF).
Nie wystawia się już klasycznych PDF-ów czy faktur papierowych – KSeF staje się jedyną formą fakturowania.
Co musisz zrobić aby przygotować się do KSeF?
1. Zweryfikuj swój program księgowy
Upewnij się, że obsługuje KSeF lub zintegrowany interfejs API Ministerstwa Finansów.
2. Uzyskaj dostęp do systemu
- Zaloguj się do KSeF przez e-Urząd Skarbowy;
- Nadaj uprawnienia sobie lub księgowej;
- Wygeneruj tokeny lub podpis elektroniczny (kwalifikowany / ePUAP / profil zaufany);
3. Zadbaj o obieg dokumentów
- Zmień sposób wystawiania i odbierania faktur (automatyzacja!);
- Poinformuj kontrahentów o nowym systemie (w szczególności zagranicznych).
Jakie są zalety KSeF?
- brak obowiązku przechowywania faktur (są w systemie MF);
- szybszy zwrot VAT (do 40 dni);
- eliminacja błędów (system odrzuca błędne faktury);
- większe bezpieczeństwo dokumentów;
- mniej kontroli – urząd ma dostęp do faktur w czasie rzeczywistym.
Jakie są ryzyka i wyzwania związane z KSeF?
- brak internetu = brak możliwości wystawienia faktury;
- awaria systemu = przestój w fakturowaniu;
- potrzeba szkolenia pracowników;
- wymagana integracja techniczna z KSeF.
Biuro rachunkowe AM Salvia przygotuje Cię do KSeF
oferujemy:
- pełne wdrożenie KSeF w firmie;
- pomoc w integracji systemu księgowego z KSeF;
- nadanie uprawnień dla pracowników;
- szkolenia z wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
- bieżącą obsługę i monitoring poprawności fakturowania.
Nie czekaj do ostatniej chwili – przygotuj się z nami!
