Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie czy faktury, które wystawiam trafiają do KSeF i są tam widoczne? To bardzo ważne, zwłaszcza w kontekście nadchodzącego obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 roku. Po pełnym wdrożeniu systemu KSeF faktury wystawione poza KSeF będą uznawane za nieważne. Dlatego już dziś warto sprawdzić czy faktury Twojej firmy faktycznie są wysyłane do systemu i widoczne w KSeF.
Kiedy faktura jest widoczna w KSeF?
Faktura staje się widoczna w KSeF, jeśli spełnione są 3 warunki:
- Została wystawiona w formacie XML zgodnym z KSeF;
- Trafiła do systemu przez zintegrowany program fakturujący lub platformę MF;
- Otrzymała UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) – potwierdzające, że została zarejestrowana w KSeF.
Jak sprawdzić czy moje faktury są widoczne w KSeF?
Krok po kroku:
- Wejdź na: https://www.podatki.gov.pl/ksef
- Zaloguj się przez Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany
- Wybierz zakładkę:
- „Faktury wystawione” – jeśli chcesz sprawdzić faktury sprzedażowe
- „Faktury otrzymane” – jeśli chcesz sprawdzić faktury od kontrahentów
- Sprawdź, czy znajdują się tam Twoje dokumenty
- Upewnij się, że każda faktura ma numer referencyjny (UPO)
Kiedy faktury nie są widoczne w KSeF?
Twoje faktury NIE są widoczne w KSeF, jeśli:
- wystawiasz je w Excelu, Wordzie lub PDF bez integracji z KSeF;
- korzystasz z programu, który nie ma aktywnego połączenia z KSeF;
- nie masz nadanych uprawnień w systemie KSeF (brak tokena lub zgłoszenia użytkownika);
- nie wysłałeś dokumentu do systemu, mimo że masz techniczną możliwość
Czy faktury wystawione przed uruchomieniem KSeF są tam widoczne?
Nie. Faktury wystawione przed rejestracją w systemie KSeF lub bez jego użycia nie zostają automatycznie przeniesione. System przechowuje tylko te faktury, które zostały do niego przesłane po ich wystawieniu.
Jakie są skutki jeśli faktura nie trafi do KSeF?
- faktura uznana za niewystawioną, jeśli KSeF będzie obowiązkowy;
- nabywca nie będzie mógł jej ująć w kosztach lub odliczyć VAT-u;
- możliwość nałożenia kar pieniężnych przez urząd skarbowy;
- utrata kontroli nad obiegiem dokumentów w firmie.
Jak AM Salvia zadba o Twoje faktury w KSeF
- konfigurujemy i integrujemy KSeF dla naszych klientów;
- zapewniamy monitoring widoczności i poprawności faktur;
- pomagamy uzyskać dostęp do systemu i zarządzać użytkownikami;
- wdrażamy KSeF zarówno u VAT-owców jak również u nievatowców.
