Czy od 1 kwietnia 2026 muszę wystawiać faktury w KSeF?

Nadchodzi obowiązkowy KSeF – kto i od kiedy musi z niego korzystać?. Po kilku zmianach terminów, Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy harmonogram wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców – zarówno tych VAT-owców jak i podatników zwolnionych z VAT. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, sprawdź, czy od 1 kwietnia 2026 r. musisz obowiązkowo wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF.

Co oznacza obowiązek KSeF od 1 kwietnia 2026?

Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT (podmiotowego lub przedmiotowego) to od 1.04.2026 nie będziesz mógł już wystawiać faktur w PDF, Excelu, na papierze czy z darmowego programu MF – wszystkie faktury muszą być wystawiane przez KSeF czyli Krajowy System e-Faktur. Twoja faktura będzie miała formę ustrukturyzowaną (XML) i trafiać będzie automatycznie do systemu Ministerstwa Finansów.

Kogo obejmie obowiązek KSeF od 1.04.2026?

• osoby fizyczne prowadzące działalność zwolnioną z VAT;
• freelancerzy, ryczałtowcy, mikroprzedsiębiorcy;
• firmy, które korzystają z kas fiskalnych i nie są VAT-owcami;
• działalności nierejestrowane, wystawiające faktury.

Jak przygotować się do obowiązkowego KSeF?

1. Załóż dostęp do KSeF (przez e-Urząd Skarbowy)

• Użyj Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego;
• Zgłoś siebie lub księgową jako użytkownika.

2. Wybierz odpowiedni program do wystawiania e-faktur

• Program księgowy lub narzędzie zintegrowane z KSeF;
• Można też korzystać z darmowej aplikacji MF.

3. Przeszkol się z obsługi KSeF

• Dowiedz się, jak wystawić fakturę ustrukturyzowanąJak pobrać UPO i jak odbierać faktury od kontrahentów

Co się stanie z fakturami wystawionymi poza KSeF?

Po wejściu obowiązku w życie faktura wystawiona poza KSeF nie będzie miała mocy prawnej, może zostać uznana za niewystawioną i grożą za to kary pieniężne od 100 do 1000 zł za każdy dokument (choć na początku MF planuje stosować łagodne podejście).

Podsumowanie – co musisz wiedzieć o KSeF po 1 kwietnia 2026?

• Tak od 1.04.2026 podatnicy zwolnieni z VAT muszą wystawiać faktury przez KSeF;
• Czas PDF-ów i Excela się kończy;
• Lepiej przygotować się wcześniej i nie zostawiać tego na ostatnią chwilę.

W jakim zakresie dot. KSeF pomoże Ci nasze biuro rachunkowe?

W AM Salvia:

• rejestrujemy firmy do KSeF;
• konfigurujemy dostęp i pomagamy w obsłudze systemu KSeF;
• integrujemy programy fakturujące z KSeF;
• prowadzimy szkolenia i pomagamy wdrożyć nowe procedury;
• obsługujemy firmy VAT-owców i nievatowców także w 100% zdalnie.