Jak sprawdzić czy mam wszystkie faktury kosztowe w KSeF?

E-faktury zakupowe w KSeF – co musisz wiedzieć? Wraz z obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), faktury kosztowe (czyli zakupy firmowe) będą przesyłane bezpośrednio przez kontrahentów do systemu. Nie otrzymasz ich już na maila w PDF-ie, a Twoim głównym źródłem będzie właśnie KSeF. Dlatego tak ważne jest, by umieć samodzielnie sprawdzić, czy wszystkie faktury zakupowe faktycznie do Ciebie trafiły.

Gdzie znajdują się faktury kosztowe w KSeF?

Faktury kosztowe (zakupowe) są dostępne w zakładce: „Faktury otrzymane” w Twoim profilu w systemie KSeF, do którego logujesz się przez e-Urząd Skarbowy: https://www.podatki.gov.pl/ksef

Jak sprawdzić czy mam wszystkie moje faktury kosztowe w KSeF?

Krok 1: Zaloguj się do systemu KSeF

• Przez e-Urząd Skarbowy;
• Użyj Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub tokena technicznego.

Krok 2: Przejdź do zakładki „Faktury otrzymane”

• Zobaczysz listę dokumentów przesłanych do Twojej firmy przez kontrahentów;
• Możesz je przefiltrować według daty, NIP nadawcy, kwoty, statusu.

Krok 3: Porównaj z rzeczywistymi zakupami

• Zrób zestawienie wydatków, które powinny być udokumentowane fakturą (np. abonamenty, paliwo, zakupy IT);
• Sprawdź, czy wszystkie spodziewane faktury znajdują się w KSeF.

Jakie mogą być przyczyny jeśli brakuje jakiejś faktury w KSeF?

Możliwe powody:

• Kontrahent wystawił fakturę poza KSeF (jeszcze w okresie dobrowolnym),
• Faktura została błędnie przypisana do innego NIP-u (np. osoby fizycznej zamiast spółki),
• Dokument nie został jeszcze wysłany do systemu,
• Nie masz nadanych odpowiednich uprawnień dostępowych do faktur zakupowych.

Jak się zabezpieczyć przed pominiętymi fakturami kosztowymi w KSeF?

Ustal procedurę:

• Regularnie monitoruj faktury otrzymane w KSeF (np. raz w tygodniu);
• Zgłaszaj brakujące faktury do kontrahenta (powinien przesłać je do KSeF);
• Poproś biuro rachunkowe o zestawienie miesięczne faktur kosztowych.

Poproś kontrahentów o potwierdzenie:

• Czy już wdrożyli KSeF?
• Czy faktury wystawiają wyłącznie przez system?

Czy biuro rachunkowe ma dostęp do moich faktur kosztowych w KSeF?

Tak – jeśli:

• Nadałeś biuru rachunkowemu uprawnienia do podglądu i pobierania faktur w KSeF;
• Biuro korzysta z systemu zintegrowanego z KSeF i pobiera dokumenty automatycznie.

Jak pomagamy w AM Salvia naszym klientom w zakresie faktur kosztowych w KSeF?

• Monitorujemy faktury kosztowe w KSeF w imieniu klientów;
• Informujemy, jeśli jakieś dokumenty są brakujące lub błędne;
• Pomagamy klientom wdrożyć własne procedury obiegu dokumentów;
• Konfigurujemy dostęp do KSeF i wspieramy w integracji systemów.

Przedsiębiorco – NIE TRAĆ KOSZTÓW przez brak faktury w KSeF

Faktura, której nie ma w KSeF może nie zostać ujęta w kosztach lub rozliczeniu VAT. Dlatego warto mieć kontrolę nad dokumentacją – samodzielnie lub z pomocą księgowej.