FAQ

To zdecydowanie obniżenie kosztów obsługi księgowej. Stawki za poszczególne usługi będą tańsze od kosztów utrzymania działu księgowego. To efekt optymalnego wykorzystania zasobów ludzkich w firmie wyspecjalizowanej w danej dziedzinie. To także ciągłość świadczenia usług, bez przerw urlopowych, zdrowotnych, czy z tytułu odejścia pracownika. Firma zewnętrzna nie ma przestojów. Czytelne zasady współpracy, nie obarczone emocjonalnymi zależnościami w zespołach. Brak obowiązków z tytułu utrzymania dodatkowych zasobów ludzkich (świadczenia pracownicze, procesy rekrutacyjne, wdrożeniowe itp.). Nieograniczone zasoby wiedzy i doświadczenia, dzięki różnorodnemu zespołowi, który uzupełnia się wzajemnie.

Co oczywiste, koszty zależą od skali współpracy. Przyjmujemy jednak pewne zasady, korzystne dla naszych klientów i warunkujemy wartość współpracy od zaangażowania w danym miesiącu. Można to przeliczyć na liczbę dokumentów. Przykładowo, jeśli w danym miesiącu spada liczba faktur, rozliczana będzie wartość współpracy, uwzględniająca mniejsze zaangażowanie biura. Są to korzystne rozwiązania w okresach przestojów, zmian koniunkturalnych, czy zawieszeniu części aktywności firmy klienta. Koszty współpracy określane są zawarta umową przed podjęciem współpracy, która zwiera tabele przelicznikowe kwot powiązanych z zakresem i skalą usług.

Rodzaj prowadzonej działalności decyduje o zestawie dokumentów, warunkujących współpracę z biurem rachunkowym. Przed jej podjęciem, adekwatnie do specyfiki działalności, branży, formy rejestracji firmy, przekazujemy szczegółowy wykaz dokumentów i danych. Pomagamy w ich gromadzeniu, pozyskiwaniu, a nawet identyfikacji.

Na stałe współpracujemy z doradcami podatkowymi. Rekomendujemy takie konsultacje i dostosowujemy prowadzenie księgowości do zaleceń specjalistów, po akceptacji naszego klienta. W obecnych czasach zmienności zasad opodatkowania i form rozliczeń, jest to działanie niemal rutynowe.

Tak, tutaj również korzystamy ze współpracy z doradcami finansowymi, a procesy wewnętrzne obsługi księgowej podporządkowujemy rachunkowości zarządczej, co usprawnia wczesne raportowanie wyników finansowych i umożliwia elastyczne operowanie dostępnymi środkami. Warto zaznaczyć, że skuteczne biuro rachunkowe potrafi nie tylko zaoszczędzić pieniądze, ale także je wygenerować. Monitorowanie przepływów pieniężnych, wskaźników finansowych i korelowanie ich z zasobami klienta oraz strategii sprzedaży, bądź produkcji, może zwiększać efektywność biznesu i to znacznie.

Dobierając zespół, zwracamy uwagę na różnorodność doświadczeń, zarówno pod kątem świadczonych usług, doświadczenia jak i znajomości branż i ich specyfiki. Dysponujemy też rozległą siecią współpracowników o specjalistycznej wiedzy (doradcy podatkowi, finansowi, radcy prawni, biegli księgowi, eksperci branżowi), z których usług często korzystamy. Śledzimy też na bieżąco zmiany i trendy na rynku, a szczególnie w przepisach, to naturalne w naszej branży, gdzie wiedza musi być aktualna.

Tak, z przyjemnością podejmujemy wyzwania w nowych obszarach. Jeśli brakuje nam doświadczenia lub wiedzy, mamy wypracowane procesy uzupełniania tych niedoborów. Dla nas to naturalna część aktywności, warunkująca nasz rozwój, stąd tez otwartość na nowe wyzwania. Jednak w znacznej większości branż jak i rodzajach działalności mamy dość rozległe doświadczenie. To efekt współpracy z grupą kilkuset firm, których spektrum działania z pewnością obejmuje większość przedmiotowych obszarów.

Naszym podstawowym programem jest Optima. Jednak z tytułu podejmowania współpracy z wieloma podmiotami, często korzystaliśmy z innych rozwiązań, preferowanych przez naszych klientów. Nasz informatyk i administrator programów to absolutny Mistrz Świata i umie „rozmawiać” z każdym rozwiązaniem informatycznym, a przynajmniej tak nas przekonuje.

Zależnie od zawartej umowy i zakresu współpracy ustalamy częstotliwość sprawozdań i raportów. Warto dodać, że obecne oprogramowania wspierające księgowanie, generują raporty w czasie rzeczywistym, czyli nic nie stoi na przeszkodzie, by dowolnie wyznaczyć częstotliwość przekazywania danych. Mogą być przekazywane korespondencją bezpieczną lub w formie nadanych uprawnień do wybranych funkcjonalności dla dokumentacji danego klienta. Istnieje także możliwość generowanie raportów, zestawień i wybranych wskaźników na podstawie szczegółowych wytycznych, opracowanych przy współpracy z klientem (np.: kierownicy poszczególnych działów mogą oczekiwać zestawień, skonfigurowanych pod ich specyfikę)

Stosujemy się do wymogów przyjętych przepisami, obowiązującymi w naszym kraju oraz tworzymy wewnętrzne procedury. Oto kilka przykładów takich działań lub zasad:

• RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych): Biuro rachunkowe musi przestrzegać przepisów RODO dotyczących przechowywania, przetwarzania i ochrony danych osobowych klientów. Wymaga to uzyskania zgody klienta na przetwarzanie danych, zapewnienia odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz przestrzegania praw osób, których dane dotyczą.
• Odpowiednie środki bezpieczeństwa: Biuro stosuje środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych klientów przed nieuprawnionym dostępem, utratą, uszkodzeniem czy nieuprawnionym ujawnieniem. Są to zabezpieczenia techniczne i organizacyjne, takie jak szyfrowanie danych, kontrola dostępu czy procedury monitorowania i audytu.
• Polityka poufności: Biuro posiada politykę poufności, która określa zasady dotyczące dostępu do danych klientów, utrzymania ich poufności oraz zabezpieczenia przed ich przypadkowym lub nieuprawnionym ujawnieniem. Pracownicy biura są odpowiednio przeszkoleni i zobowiązani do zachowania poufności danych. Każdy z pracowników ma jedynie dostęp do danych i dokumentacji klientów, za których jest odpowiedzialny. W przypadku nieobecności, osoba uprawniona nadaje czasowe dostępy pracownikowi, który kontynuuje prace.
• Rejestr czynności przetwarzania danych: Biuro prowadzi rejestr czynności przetwarzania danych, w którym dokładnie opisuje się przetwarzane dane, cele przetwarzania, okres przechowywania, podmioty, którymi dane są udostępniane itp.
• Audyt i kontrola: Biuro rachunkowe regularnie przeprowadza audyty i kontrole wewnętrzne w celu monitorowania zgodności z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa danych oraz skuteczności zastosowanych środków ochrony.