FAQ

Це значно знижує витрати на бухгалтерські послуги. Тарифи на окремі послуги будуть дешевшими за витрати на утримання бухгалтерії. Це результат оптимального використання людських ресурсів у компанії, що спеціалізується в даній галузі. Це також означає безперервність роботи, без перерв на час відпустки, за станом здоров’я або через звільнення працівника. Зовнішня компанія не має простоїв. Чіткі правила співпраці, не обтяжені емоційними залежностями в командах. Відсутність відповідальності за утримання додаткових людських ресурсів (виплати працівникам, процеси найму, впровадження тощо). Необмежені ресурси знань і досвіду завдяки різноманітній команді, яка доповнює одна одну.

Очевидно, що витрати залежать від масштабів співпраці. Однак ми приймаємо певні правила, вигідні для наших клієнтів, і ставимо вартість співпраці в залежність від зобов’язань, взятих на себе впродовж місяця. Це можна перетворити на кількість документів. Наприклад, якщо кількість рахунків-фактур у певному місяці зменшується, вартість співпраці буде розрахована з урахуванням меншої залученості бюро. Це вигідні рішення в періоди простою, економічних змін або призупинення деяких видів діяльності компанії клієнта. Вартість співпраці визначається договором, укладеним перед початком співпраці, який містить таблиці перерахунку сум, пов’язаних з обсягом і масштабом послуг.

Вид підприємницької діяльності визначає комплект документів, що обумовлюють співпрацю з бухгалтерією. Перед початком, відповідно до специфіки діяльності, галузі та форми реєстрації компанії, ми надаємо детальний перелік документів та даних. Допомагаємо в їх зборі, отриманні та навіть ідентифікації.

Ми на постійній основі співпрацюємо з податковими радниками. Ми рекомендуємо такі консультації та адаптуємо бухгалтерський облік до рекомендацій спеціалістів після погодження з нашим клієнтом. У сучасний час мінливості правил оподаткування та форм розрахунків ця дія є майже рутиною.

Підбираючи команду, ми звертаємо увагу на різноманітність досвіду, як з точки зору послуг, що надаються, так і досвіду та знання галузей та їх специфіки. Ми також маємо розгалужену мережу співробітників зі спеціальними знаннями (податкові консультанти, фінансові консультанти, юридичні консультанти, дипломовані бухгалтери, галузеві експерти), послугами яких ми часто користуємося. Ми також слідкуємо за змінами та тенденціями на ринку, особливо в нормативних актах, що є природним для нашої галузі, де знання мають бути актуальними.

Так, ми раді прийняти виклики в нових сферах. Якщо нам бракує досвіду чи знань, ми розробили процеси, щоб заповнити ці прогалини. Для нас це природна частина нашої діяльності, яка зумовлює наш розвиток, а отже, і нашу відкритість до нових викликів. Проте у переважній більшості галузей і видів діяльності ми маємо досить великий досвід. Це результат співпраці з групою з кількох сотень компаній, спектр діяльності яких, безперечно, охоплює більшість розглянутих сфер.

Наша базова програма – Optima. Однак, завдяки співпраці з багатьма структурами, ми часто використовували інші рішення, які віддають перевагу нашим клієнтам. Наш ІТ-спеціаліст та програмний адміністратор є абсолютним чемпіоном світу і може «знайти спільну мову» з будь-яким ІТ-інструментом, або принаймні у цьому він нас запевнив.

Залежно від контракту та обсягу співпраці, ми узгоджуємо періодичність звітів і заяв. Варто зазначити, що сучасне програмне забезпечення для підтримки бухгалтерського обліку формує звіти в режимі реального часу, а це означає, що ніщо не заважає вам налаштувати частоту передачі даних за вашим бажанням. Вони можуть передаватися за допомогою захищеного листування або у вигляді призначених прав на окремі функціональні можливості для документації конкретного клієнта. Також можна створювати звіти, підсумки та вибрані показники на основі детальних інструкцій, розроблених у співпраці з клієнтом (наприклад, керівники окремих відділів можуть очікувати підсумки, налаштовані відповідно до їхніх конкретних потреб).

Ми дотримуємося вимог, прийнятих нормативно-правовими актами, що діють в нашій країні, і встановлюємо внутрішні процедури. Ось кілька прикладів таких дій або політики:

• GDPR (Загальний регламент захисту даних): бухгалтерія повинна дотримуватися положень GDPR щодо зберігання, обробки та захисту персональних даних клієнтів. Це вимагає отримання згоди клієнта на обробку даних, забезпечення належних заходів безпеки та дотримання прав суб’єктів даних.
• Належні заходи безпеки: Бюро використовує заходи безпеки для захисту даних клієнтів від несанкціонованого доступу, втрати, пошкодження або несанкціонованого розголошення. До них належать технічні та організаційні заходи безпеки, такі як шифрування даних, контроль доступу, а також процедури моніторингу й аудиту.
• Політика конфіденційності: Бюро має політику конфіденційності, яка визначає правила щодо доступу до даних клієнтів, збереження їхньої конфіденційності та захисту від випадкового чи неавторизованого розголошення. Співробітники офісу пройшли належне навчання та зобов’язані зберігати конфіденційність даних. Кожен співробітник має доступ лише до даних і документації тих клієнтів, за яких він відповідає. У разі відсутності уповноважена особа надає тимчасовий доступ до працівника, який продовжує роботу.
• Реєстр дій з обробки даних: Офіс веде реєстр дій з обробки даних, у якому точно описуються дані, що обробляються, цілі обробки, період зберігання, суб’єкти, з якими надаються дані тощо.
• Аудит і контроль: Бюро регулярно проводить аудити та внутрішній контроль для моніторингу дотримання правил безпеки даних та ефективності застосованих заходів захисту.