W związku z nadchodzącym obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 roku, przedsiębiorcy muszą zadbać o to, by ich księgowi mieli dostęp do wystawionych i otrzymanych faktur w systemie. Bez nadania odpowiednich uprawnień biuro rachunkowe nie będzie mogło pobierać ani księgować Twoich faktur. Warto wiedzieć, jak udostępnić KSeF księgowej – to prosty, ale bardzo ważny krok w przygotowaniu firmy do nowych realiów.
Czy księgowa ma automatyczny dostęp do KSeF?
Nie. Księgowa lub biuro rachunkowe nie ma domyślnego dostępu do Twoich faktur w KSeF, nawet jeśli od lat prowadzi Twoją księgowość. Aby mogła pobierać i księgować dokumenty, musi otrzymać dostęp za pomocą uprawnienia technicznego lub indywidualnego przypisania przez właściciela firmy.
Jak udostępnić KSeF księgowej? Krok po kroku.
Krok 1: Zaloguj się do KSeF
- Wejdź na: https://www.podatki.gov.pl/ksef
- Zaloguj się przez:
1. Profil Zaufany;
2. e-dowód;
3. lub podpis kwalifikowany.
Krok 2: Przejdź do zakładki „Uprawnienia”
W menu głównym wybierz: Uprawnienia → Dodaj nowe uprawnienie
Krok 3: Wybierz typ uprawnienia
Masz do wyboru:
Uprawnienie indywidualne
- Wpisujesz dane konkretnej osoby (imię, nazwisko, PESEL, NIP);
- Nadajesz jej możliwość odczytu lub wystawiania faktur;
- Można przyznać np. tylko dostęp do „faktur otrzymanych”.
Dostęp techniczny (token)
- Przeznaczony dla biur rachunkowych i programów księgowych;
- Generujesz token (klucz dostępu) i przekazujesz go księgowej;
- Token pozwala na automatyczne pobieranie faktur przez system biura.
Krok 4: Zapisz i potwierdź
System generuje potwierdzenie nadania uprawnień. Od tego momentu:
- Księgowa ma prawo korzystać z KSeF w Twoim imieniu;
- Może pobierać faktury kosztowe i sprzedażowe;
- Może je księgować i kontrolować kompletność dokumentacji.
Jak udostępnić KSeF księgowej jeśli prowadzisz spółkę?
W przypadku spółek:
- Dostęp nadaje osoba uprawniona do reprezentacji (np. członek zarządu);
- Można również wystawić pełnomocnictwo (UPL-1 lub PPS-1) jeśli księgowa będzie działać w imieniu firmy na stałe.
Dlaczego warto wcześniej nadać dostęp księgowej do KSeF?
- unikasz chaosu i braków w dokumentacji przy pełnym wdrożeniu KSeF;
- księgowa może pobierać faktury automatycznie, bez potrzeby wysyłania ich mailem;
- zapewniasz pełną zgodność z przepisami od 2026 roku;
- zyskujesz bezpieczny i uporządkowany obieg dokumentów.
Jak pomagamy w AM Salvia w zakresie dot. dostępu do KSeF?
- pomagamy klientom krok po kroku nadać dostęp do KSeF;
- generujemy tokeny i pomagamy je zintegrować z systemem;
- prowadzimy całą komunikację z urzędami, jeśli klient nie chce robić tego sam;
- dbamy o poprawność i kompletność faktur pobieranych z KSeF.
