Czy paczki dla pracowników i klientów można wrzucić w koszty firmy?

Czy paczki dla pracowników można ująć w kosztach?

Tak – jeśli mają związek z działalnością i motywacją zespołu

Wydatki poniesione na paczki świąteczne, upominki okolicznościowe (np. z okazji jubileuszu, ślubu, narodzin dziecka), kosze prezentowe lub bony – mogą być kosztem podatkowym, jeśli:

• są udokumentowane (faktura);
• wręczane są pracownikom zatrudnionym w ramach stosunku pracy;
• mają związek z integracją lub motywowaniem pracowników.

Takie wydatki można zaliczyć do kosztów działalności operacyjnej lub jako świadczenia pracownicze.

Czy paczki dla pracowników finansowane przez ZFŚS można ująć w kosztach?

Jeśli w firmie funkcjonuje Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) – można z niego finansować paczki, bony i prezenty:

• nie stanowią one wtedy kosztu podatkowego firmy;
• ale mogą być zwolnione z PIT do określonych limitów (np. 2000 zł rocznie w 2025 r.)

Czy paczki i prezenty dla klientów są kosztem?

Tak – jeśli mają charakter reklamowy lub promocyjny

Przykłady:

• paczki z logo firmy;
• próbki produktów;
• gadżety reklamowe o niewielkiej wartości (np. pendrive, długopis, notes);
• zestawy świąteczne z firmową kartką.

Muszą być oznaczone logo, nazwą firmy lub hasłem promocyjnym – w przeciwnym razie mogą zostać uznane za reprezentację (czyli koszt niepodlegający odliczeniu).

Jakich prezentów nie można wrzucić w koszty?

• luksusowe kosze prezentowe bez logo firmy;
• drogie alkohole, perfumy, ekskluzywne prezenty;
• prezenty wręczane w celach wizerunkowych – mogą zostać uznane za koszty reprezentacji, które nie są kosztem podatkowym.

Czy od prezentów dla pracowników i klientów można odliczyć podatek VAT?

• Przy paczkach dla pracowników – VAT można odliczyć, jeśli są związane z działalnością gospodarczą;
• Przy prezentach dla klientów – VAT można odliczyć, jeśli wartość jednostkowa prezentu nie przekracza 20 zł netto lub jeśli prowadzona jest ewidencja obdarowanych osób.

Jak prawidłowo udokumentować paczki dla pracowników i klientów?

1. Faktura lub rachunek wystawiona na firmę;
2. Opis zdarzenia gospodarczego (np. „paczki świąteczne dla pracowników”);
3. Potwierdzenie odbioru lub protokół przekazania – nieobowiązkowe, ale pomocne przy kontroli;
4. W przypadku klientów – dokumentacja działań reklamowych (np. zdjęcia, kampania, lista wysyłkowa).

Przykład nr 1:

Firma X przygotowała 30 paczek świątecznych z logo firmy i kartką z podziękowaniem dla klientów.
Całość została uznana za koszt uzyskania przychodu, a VAT został odliczony.

Przykład nr 2:

Firma Y kupiła 10 zestawów prezentowych zawierających whisky i czekoladki – bez oznaczenia.
Koszt uznany za reprezentację – nie można ująć w kosztach i nie odliczono VAT.

Jak biuro rachunkowe AM Salvia wspiera klientów?

• analizujemy, które paczki można bezpiecznie wrzucić w koszty;
• rozliczamy świadczenia z ZFŚS i świadczenia pozapłacowe;
• doradzamy, jak uniknąć błędów przy kosztach reprezentacji;
• przygotowujemy dokumentację i rozliczenia podatkowe.