Czy zagraniczną fakturę trzeba wystawić w KSeF?

Wraz ze zbliżającym się obowiązkowym wdrożeniem KSeF, wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie czy faktury wystawiane dla zagranicznych kontrahentów również muszą trafiać do KSeF? Odpowiedź zależy od kilku kluczowych czynników przede wszystkim od miejsca siedziby nabywcy i rodzaju transakcji.

Czym jest faktura zagraniczna?

Fakturą zagraniczną nazywamy dokument wystawiany dla:

• kontrahenta z kraju członkowskiego UE (np. Niemcy, Francja);
• odbiorcy spoza UE (np. USA, Ukraina, Szwajcaria);• klienta posiadającego siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności poza Polską.

Kiedy musisz wystawić fakturę zagraniczną w KSeF?

Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów

Jeśli jesteś podatnikiem VAT w Polsce i:

• masz siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce;
• wystawiasz fakturę dla firmy zagranicznej (UE lub poza UE);
• faktura dotyczy towarów lub usług, które są opodatkowane lub raportowane w Polsce;

faktura musi zostać wystawiona w KSeF nawet jeśli odbiorca jest zagraniczny.

Kiedy nie musisz wystawiać faktury w KSeF?

• Jeśli nie masz w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności (np. zagraniczna spółka zarejestrowana tylko do VAT w Polsce) – obowiązek KSeF Cię nie dotyczy;
• Jeśli nie jesteś zobowiązany do wystawiania faktury VAT w Polsce (np. sprzedaż poza UE bez miejsca opodatkowania w PL);
• Gdy wystawiasz fakturę tylko dla celów informacyjnych lub wewnętrznych (np. nota księgowa).

W praktyce możesz wystawić fakturę dla zagranicznego kontrahenta w KSeF a jednocześnie przesłać mu czytelny PDF w jego języku (ale to nie jest dokument fiskalny).

Jakie są konsekwencje niewystawienia faktury w KSeF?

• Jeśli faktura powinna być wystawiona w KSeF a nie została – uznaje się ją za niewystawioną;
• Możesz stracić prawo do rozliczenia przychodu lub odliczenia VAT;
• Grożą sankcje podatkowe (kary pieniężne).

Jak przygotować się do wystawiania faktur zagranicznych w KSeF?

• Sprawdź, czy Twój program księgowy umożliwia wystawianie faktur KSeF z obsługą kontrahentów zagranicznych;
• Przetestuj wysyłkę faktur KSeF + generowanie czytelnych PDF-ów dla klientów;
• Skonsultuj z księgowym lub biurem rachunkowym, czy dana transakcja podlega raportowaniu w Polsce.

Jak biuro rachunkowe pomoże Ci rozliczać zagranicznych kontrahentów?

W AM Salvia oferujemy:

• wystawianie faktur eksportowych i wewnątrzwspólnotowych w KSeF;
• pomoc przy rejestracji do VAT-UE i VAT OSS;
• obsługę firm zagranicznych zarejestrowanych w Polsce;
• integrację systemów sprzedażowych z KSeF.

Czy mogę wystawiać faktury w językach obcych w KSeF?

Faktura w KSeF ma format XML i musi zawierać dane zgodne z polskimi wymogami. Możesz zawrzeć opisy pozycji po angielsku lub dwujęzycznie ale cała struktura faktury musi być zgodna z polskim schematem.

Co wolno a czego nie podczas wystawianie faktur w języku obcym w KSeF?

W związku z nadchodzącym obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy coraz częściej pytają o to czy można wystawić fakturę w języku angielskim lub innym języku obcym? Odpowiedź: TAK – ale z ograniczeniami.

Czy faktura wystawiona w KSeF może być w języku angielskim?

Krajowy System e-Faktur wymaga aby faktury ustrukturyzowane były zgodne ze schematem XML Ministerstwa Finansów, który został opracowany w języku polskim. Nie ma oficjalnej wersji wielojęzycznej systemu ale są dopuszczalne zapisy po angielsku w niektórych elementach faktury.

Co można zmienić?

• Opis towarów lub usług (nazwa pozycji);
• Uwagi dodatkowe do faktury (pole “dodatkowe informacje”);
• Tytuły usług międzynarodowych (np. “Consulting Services”, “Software Development”);
• Dane kontrahenta – jeśli są w oryginalnej formie obcojęzycznej (np. z Niemiec, Francji).

W praktyce wiele firm wystawia faktury dwujęzyczne – opis główny po polsku i wersję po angielsku w nawiasach.

Czego nie można zmienić?

• Nazewnictwo pól (nazwa, NIP, data, forma płatności) – to zawsze występuje po polsku w strukturze XML;
• Język systemowy – KSeF działa tylko po polsku;
• Format techniczny – każda faktura musi być zgodna z polskim schematem struktury FA(1).

Jak rozwiązać problem czytelności faktury dla klienta zagranicznego?

Rozwiązanie: faktura pomocnicza (czytelna)

Po wystawieniu faktury w KSeF (w formacie XML) możesz automatycznie wygenerować tzw. fakturę wizualną (czytelną) – np. w formacie PDF i przetłumaczyć ją:

• na angielski, niemiecki, francuski lub inny język klienta;
• zachowując zgodność z fakturą z KSeF.

Taka faktura pomocnicza nie ma mocy prawnej ale ułatwia komunikację z zagranicznym kontrahentem.

Czy zagraniczni klienci mają dostęp do faktur w KSeF?

NIE. KSeF działa wyłącznie na terenie Polski – zagraniczny klient nie ma technicznego dostępu do systemu. Dlatego:

• Ty wystawiasz fakturę w KSeF;
• generujesz wersję PDF czytelną;
• przesyłasz ją kontrahentowi drogą mailową.

Jak biuro rachunkowe pomoże Ci z fakturami w KSeF w językach obcych?

W AM Salvia:

• wystawiamy faktury w KSeF z opisami w językach obcych;
• generujemy dwujęzyczne faktury PDF dla kontrahentów zagranicznych;
• pomagamy przy eksporcie, WDT, VAT OSS i międzynarodowych transakcjach;
• zapewniamy zgodność z przepisami i praktyczne rozwiązania.