Jedno z najczęściej zadawanych pytań przez przedsiębiorców brzmi co mogę wrzucić w koszty firmy żeby zapłacić niższy podatek? Słusznie – bo dobrze ujęte koszty uzyskania przychodu pozwalają realnie obniżyć dochód do opodatkowania a tym samym zmniejszyć PIT lub CIT. W tym artykule przedstawiamy jakie wydatki można ująć jako koszt firmowy zgodnie z przepisami.
Co to są koszty uzyskania przychodu?
Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia, zabezpieczenia lub zachowania przychodu – zgodnie z art. 22 ustawy o PIT lub art. 15 ustawy o CIT. Mówiąc prościej jeśli coś pomaga Twojej firmie zarabiać prawdopodobnie można to wrzucić w koszty.
Co można wrzucić w koszty firmy?
Przykładowe koszty firmowe:
1. Koszty biura i miejsca pracy
- wynajem lokalu / coworkingu;
- media: prąd, internet, woda, ogrzewanie;
- zakup mebli, komputera, oprogramowania;
- zakup materiałów biurowych.
2. Telefon i internet
- rachunki za abonament;
- zakup smartfona lub laptopa do działalności;
Jeśli używasz prywatnego sprzętu – możesz uwzględnić częściowe koszty (proporcja użytkowania).
3. Samochód w firmie
- leasing lub amortyzacja;
- paliwo i płatne autostrady;
- naprawy, ubezpieczenia, przeglądy;
- opłaty parkingowe.
Uwaga: od 2022 obowiązuje ograniczenie do 75% kosztów użytkowania prywatnego auta w działalności.
4. Szkolenia i rozwój
- kursy online, konferencje, seminaria;
- książki branżowe, licencje, subskrypcje;
- doradztwo podatkowe, prawne, księgowe.
5. Marketing i reklama
- strona internetowa, hosting, domena;
- kampanie Google Ads, Facebook Ads;
- ulotki, banery, gadżety reklamowe;
- udział w targach, sponsoring.
6. Wynagrodzenia i umowy
- pensje pracowników;
- umowy zlecenia, B2B;
- składki ZUS, fundusz socjalny, BHP, szkolenia wstępne.
7. Zakup towarów i materiałów
- towary handlowe, półprodukty, surowce;
- opakowania, etykiety, magazynowanie;
- transport i logistyka.
8. Co jeszcze można wrzucić w koszty?
- ubezpieczenia firmowe (OC, majątek, D&O dla zarządu);
- opłaty za księgowość i doradztwo podatkowe;
- składki członkowskie (np. izby gospodarcze);
- prowizje, płatności online (PayU, Stripe);
- podróże służbowe (hotel, bilety, diety);
- kawa i woda dla pracowników;
- dekoracje świąteczne do biura.
Wątpliwości? Koszt musi mieć związek z działalnością
Każdy koszt powinien być:
- poniesiony w związku z działalnością;
- udokumentowany (np. fakturą);
- nieujęty w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów (art. 23 ustawy o PIT).
Jeśli masz wątpliwości – lepiej skonsultować to z księgowym przed rozliczeniem.
Czego nie można wrzucić w koszty firmy?
- prywatnych zakupów (ubrania, wakacje, jedzenie domowe);
- kar umownych i mandatów;
- kosztów reprezentacji (np. alkohol, luksusowe kolacje);
- darowizn i prezentów o wysokiej wartości bez uzasadnienia.
Koszty mieszane – kiedy trzeba uważać?
Jeśli korzystasz np. z telefonu, samochodu czy mieszkania zarówno służbowo jak i prywatnie musisz ustalić proporcję i udokumentować to wewnętrznie – np. ewidencją przebiegu pojazdu lub notatką księgową.
Dlaczego warto skonsultować koszty firmowe z biurem rachunkowym?
Niewłaściwe ujęcie kosztów może skutkować:
- zakwestionowaniem rozliczenia przez urząd skarbowy;
- koniecznością korekty i dopłatą podatku;
- karą finansową
W biurze rachunkowym AM Salvia:
- pomagamy zidentyfikować koszty, które możesz ująć;
- rozliczamy je zgodnie z aktualnymi przepisami;
- doradzamy, jak zoptymalizować podatek dzięki kosztom;
- reprezentujemy Cię w przypadku kontroli skarbowej.
FAQ – koszty firmy
Czy kawa i woda dla pracowników to koszt uzyskania przychodu?
Tak o ile nie nosi znamion reprezentacji.
Czy ubrania mogę rozliczyć w kosztach?
Tylko jeśli mają logo firmy lub są typowo robocze (np. odzież BHP).
Czy faktura musi być wystawiona na firmę?
Tak – musi zawierać NIP przedsiębiorcy i dane firmy.
